Terdapat banyak Format Slip Gaji pada saat ini, salah satunya dengan mengggunakan Excel karena akan langsung terbuat secara otomatis. Untuk tim HR atau staf payroll, memahami dengan baik cara membuat slip gaji excel ini sangatlah penting.
Karena seperti yang kita ketahui bersama bahwa slip gaji adalah dokumen yang wajib dan harus Anda sertakan saat masuk periode pembayaran gaji karyawan.
Pengertian Slip Gaji
Seperti yang kita ketahui bersama bahwa gaji ataupun upah yang diterima karyawan tidak sepenuhnya menjadi gaji utuh sesuai dengan negosiasi gaji awal antara pihak karyawan dan perusahaan.
Terdapat berbagai faktor pemotong dan penambah gaji yang harus dijelaskan pada pihak karyawan dan menjadi bagian dari hak karyawan selain dari gaji atau upah tersebut. Informasi terkait faktor penambah dan pemotong gaji ini harus dicantumkan di dalam suatu surat yang banyak dikenal dengan slip gaji atau payslip.
Itu artinya, slip gaji adalah dokumen yang di dalamnya terdapat informasi rincian gaji karyawan dalam kurun waktu periode gaji yang diberikan bersamaan dengan pembayaran gaji.
Untuk karyawan, fungsi slip gaji adalah sebagai dokumen penyerta bila mereka ingin melamar di pekerjaan baru, mengambil cicilan kendaraan atau rumah, ataupun sebagai kegiatan transaksional lain yang meminta keterangan penghasilan.
Selain itu, slip gaji pun sebagai bukti jika nantinya terdapat kesalahan perhitungan yang dilakukan oleh pihak perusahaan.
Slip gaji mempunyai format tertentu dan setiap perusahaan memiliki format slip gajinya masing-masing.
Di dalam slip gaji terdapat beberapa unsur di bawah ini:
1. Nama Perusahan
Nama perusahaan dicantumkan agar bisa memastikan bahwa pihak yang menerbitkan slip gaji berasal dari perusahaan tempat karyawan bekerja. Selain sebagai suatu identitas, hal ini juga nantinya bisa menjadi pertanggungjawaban yang sah.
2. Pernyataan yang Menyatakan Kerahasiaan Dokumen
Gaji karyawan memiliki sifat confidential atau rahasia. Untuk itu, dalam hal ini perusahaan harus memberikan penekanan bahwa isi dari slip gaji karyawan tersebut dinyatakan secara rahasia.
3. Periode Gaji
Tim HR harus memberikan informasi bahwa slip gaji yang diberikan karyawan adalah gaji untuk satu bulan yang lalu. Karena, kemungkinan nominal gaji bisa berbeda-beda, tergantung dari unsur penambahan atau pengurangan di dalam bulan tersebut.
Jadi agar bisa menghindari kerancuan atau kebingungan, ada baiknya setiap slip gaji karyawan disertai dengan periode gaji.
4. Besaran Pendapatan serta Rincian Komponennya
Slip gaji tentunya harus memuat total take home pay yang diterima oleh pihak karyawan. Tapi selain nominal gaji, slip gaji juga harus memberikan informasi secara terbuka terkait dari mana saja take home pay tersebut dilakukan perhitungan.
Itu artinya, setiap komponen penambahan dan pengurangan gaji harus dicantumkan dengan jelas, seperti gaji pokok, berbagai tunjangan, iuran BPJS, iuran pensiun dan lain sejenisnya.
Cara Membuat Slip Gaji Excel
Cara membuat slip gaji dengan excel pun terbilang mudah. Anda hanya harus memasukkan rumus VLOOKUP.
1. Silahkan buka aplikasi Microsoft Excel atau Google Spreadsheet dan buatlah sheet baru dengan judul Data Karyawan sebagai data acuan.
2. Lalu, lanjutnya dengan membuat tabel berisi data karyawan yang mencakup NIP atau Nomor Induk Pegawai, Nama Karyawan, Jabatan, gaji pokok, tunjangan dan PPh 21 atau Pajak Penghasilan. Contohnya seperti gambar di bawah ini.
3. Lalu, silahkan tambah sheet baru pada file dengan format aplikasi excel yang sama, lalu Anda bisa memberi nama sheet tersebut dengan nama slip gaji.
4. Pada sheet ini, silahkan buat format slip gaji seperti yang terdapat pada gambar di bawah ini:
5. Lanjutkan dengan memasukkan rumus Microsoft excel VLOOKUP pada format slip gaji yang sebelumnya sudah Anda buat.
6. Rumus VLOOKUP ini nantinya akan digunakan pada beberapa sel yang menjadi faktor perhitungan gaji bersih, seperti jabatan, nama, gaji pokok, tunjangan tetap, dan PPh. Rumusnya adalah sebagai berikut:
– Copy atau tulis rumus VLOOKUP pada kolom Nama pada sel D6 yaitu =VLOOKUP(D6;’DATA KARYAWAN’!B4:G7;2;FALSE)
– Copy atau tulis rumus VLOOKUP pada kolom Jabatan pada sel D7 yaitu =VLOOKUP(D6;’DATA KARYAWAN’!B4:G7;3;FALSE)
– Copy atau tulis rumus VLOOKUP pada kolom Gaji Pokok pada sel D11 yaitu =VLOOKUP(D6;’DATA KARYAWAN’!B4:G7;4;FALSE)
– Copy atau tulis rumus VLOOKUP pada kolom Tunjangan pada sel D12 yaitu =VLOOKUP(D6;’DATA KARYAWAN’!B4:G7;5;FALSE)
– Copy atau tulis rumus VLOOKUP pada kolom PPh 21 pada sel H11 yaitu =VLOOKUP(D6;’DATA KARYAWAN’!B4:G7;6;FALSE)
7. Keterangan rumus:
– D6 adalah sel kolom NIP yang dijadikan sebagai dasar acuan, silahkan perhatikan contoh gambar sheet slip gaji. Bila sel NIP diedit atau diubah berdasarkan NIP karyawan, maka nantinya seluruh data pun akan berubah.
– Data Karyawan adalah sheet dasar acuan data yang di dalamnya berisi berbagai data karyawan yang sebelumnya sudah dibuat, silahkan lihat contoh gambar yang pertama.
– B4:G7 adalah range data yang terdapat di sheet data karyawan, silahkan lihat contoh gambar pertama.
– Nilai 2-5 adalah urutan pada range data yang terdapat pada sheet data karyawan. Kolom NIK berada pada urutan 1, kolom nama berada pada urutan 2, dan seterusnya, silahkan lihat pada contoh gambar yang pertama.
8. Bila Anda sudah menyelesaikan rumus di setiap sel. Maka nantinya Anda tinggal memasukan NIP atau Nomor Induk Pegawai di dalam sel NIP atau D6.
9. Nantinya, secara otomatis data karyawan akan berubah bila NIP yang dimasukkan akan burbah juga. Silahkan lihat gambar di bawah ini.
Penutup
Membuat Slip gaji tentu harus diimbangi dengan penghitungan laporan keuangan yang jelas dan akurat, Nah software akuntansi Accurate Online dapat membuat laporan keuangan cepat dan akurat dengan mencatat otomatis semua data transaksi yang berlangsung.
Software akuntansi terintegrasi Accurate Online dapat mengotomatisasi perhitungan gaji bahkan sampai menghitung pajak otomatis tanpa ragu langgar undang undang.
Berlangganan Accurate Online dapat melalui www.Akuntansiusaha.id dengan dilengkapi tim expert berpengalaman respon cepat dan ramah dalam pelayanan.
KLIK DISINI untuk peghitungan gaji lebih mudah.
